ইমেইল চেক করুন ইন্টারনেট কানেকশান ছাড়াই

3 179

তথ্য প্রযুক্তির উন্নতির সাথে সাথে বিভিন্ন কাজে আমাদের প্রায় প্রতিনিয়তই ইমেইলে তথ্য আদান প্রদান করতে হয়। এ দেশে ইন্টারনেটের প্রাথমিক অবস্থায় ইন্টারনেট ব্যবহারকারীরা সাধারণত: হটমেইল, ইয়াহু মেইল এর মাধ্যমে ইমেইল ব্যবহার করত। তবে হটমেইল, ইয়াহু মেইল এ ফ্রি তে অফলাইন মেইল সুবিধা না থাকায় শীঘ্রই জিমেইলের কাছে ইমেইলের জগতে এদের প্রাধান্য হারিয়ে ফেলে।

Microsoft Outlook 2010

বহির্বিশ্বে এই অফলাইন মেইল খুবই জনপ্রিয় হলেও বাংলাদেশে অনেক ইন্টারনেট ব্যবহারকারীই এখনো এর সাথে অপরিচিত। আমরা খুব সহজেই এই ইমেইল সুবিধা ব্যবহার করে আরও দক্ষতার সাথে আমাদের কাজ সেরে নিতে পারি।

সুবিধাসমূহ:

  • অফলাইন মেইল সুবিধার মাধ্যমে আমরা অফলাইনে থেকে যতগুলো ইচ্ছে ইমেইল লিখে সংরক্ষণ করে রাখতে পারি। পরবর্তীতে যখন ইন্টারনেট কানেক্টেড হব, তখন একসাথে মাত্র একটা বাটনে ক্লিক করে সবগুলো ই-মেইল একসাথে পাঠাতে পারি।
  • যেহেতু, এই পদ্ধতিতে আমাদের ইনবক্সে আসা ই-মেইল আমাদের নিজস্ব কম্পিউটারে ডাউন-লোড হয়ে থাকে, তাই পুরনো ই-মেইল চেক করতে আর আমাদের বার বার ইন্টারনেট কানেক্টেড হতে হয় না। এতে আমাদের ব্যান্ড-উইথের অপচয় রোধ করা যায়। খুব দ্রুত প্রয়োজনীয় ই-মেইল খুঁজে বের করা সম্ভবপর হয়।
  • অফলাইন ই-মেইল ব্যবহার করার জন্য সফটওয়্যার আমাদের হাতের কাছেই পাওয়া যায়, অথচ আমরা এগুলো সঠিকভাবে ব্যবহার করতেই জানি না।
  • এই সফটওয়্যারগুলোতে শুধু ইমেইল সুবিধাই নয়, পাশাপাশি ক্যালেন্ডার ম্যানেজমেন্ট, কন্টাক্ট ম্যানেজমেন্ট, টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, নোট সংরক্ষণ, আর এস এস ফিডের মত বহুল প্রচলিত কাজগুলো সেরে নিতে পারি খুব সহজে।
  • এই সফটওয়্যারগুলো আমাদের স্বাধীনভাবে ইন্টারনেট ব্যবহার করার এবং কোন সময়ে কি কাজ করতে হবে তা জানিয়ে দিয়ে আমাদের দৈনন্দিন অফিশিয়াল জীবনকে আরও সাবলীল এবং সহজ করে তোলে।
  • এসব সফটওয়্যার কনফিগারেশন করাও খুব সহজ।

এছাড়াও এ সফটওয়্যারগুলোর আরও অনেক অনেক সুবিধা রয়েছে। চলুন, ব্যবহার করতে করতেই জেনে নিই কিভাবে আমরা আরও দক্ষতার সাথে আমাদের ইন্টারনেট ব্যবহারের অভিজ্ঞতা বাড়াতে পারি।

প্রয়োজনীয় সফটওয়্যার

অফলাইন ই-মেইলের মত কাজগুলো করতে আমরা বিভিন্ন সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারি যেমন: Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Mozilla Thunderbird ইত্যাদি। তবে এ ক্ষেত্রে আমরা Microsoft Outlook 2010 এর ব্যবহার দেখব। তবে এ সফটওয়্যারটির আগের ভার্সনগুলোও একইরকম দেখতে। তাই ব্যবহারকারীদের তেমন কোন অসুবিধার সম্মুখীন হবার কথা না। এ সফটওয়্যারটি আলাদাভাবে ইন্সটল করার প্রয়োজন নেই। আপনার কম্পিউটারে মাইক্রোসফট অফিস ইন্সটল থাকলেই এটা অটোমেটিক ইন্সটল হবার কথা।

ইমেইল একাউন্ট

আমরা এখানে জিমেইল একাউন্ট কিভাবে সফটওয়্যারটিতে কনফিগারেশন করতে হয় তা দেখব। তবে আপনি চাইলে অন্য যেকোনো POP3, IMAP সুবিধাযুক্ত ইমেইল একাউন্টও একইভাবে ব্যবহার করতে পারবেন। যেহেতু, এ পোস্টটির মূল উদ্দেশ্য কিভাবে অফলাইন ইমেইল ব্যবহার করা যায়, তাই টেকনিক্যাল বিষয়গুলো এখানে বাদ দেয়া হয়েছে। মনে রাখবেন, ইয়াহু, হটমেইল কিংবা ফেইসবুক ফ্রি-তে এখনো POP3, IMAP ইমেইল সুবিধা দেয় না। তাই এ পদ্ধতি এসব একাউন্ট ব্যবহারকারীদের ক্ষেত্রে অকার্যকর। অফিশিয়াল ইমেইল এড্রেসগুলো (কাস্টম ডোমেইন যুক্ত) সাধারণত: এই সুবিধাযুক্ত হয়ে থাকে। তবে যেহেতু জিমেইল এ ফ্রি-তে একাউন্ট খোলা যায় তাই যে কেউ এ পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন। জিমেইলে (www.gmail.com) একাউন্ট খোলা অন্য যেকোনো সাইটে একাউন্ট খোলার মতই সহজ।

জিমেইল একাউন্ট কনফিগারেশন পদ্ধতি

শুরুতেই বলে রাখছি, কনফিগারেশন শুধুমাত্র একবারই করা লাগে। এরপর যতবার আপনি Microsoft Outlook ওপেন করুন না কেনো Existing ইমেইল একাউন্টের জন্য আর কনফিগারেশনের প্রয়োজন পড়বে না।

প্রথমে আপনার জিমেইল একাউন্টে লগইন করুন এবং ডানপাশের উপরিভাগের সেটিংসে ক্লিক করুন। জিমেইল সেটিংস ওপেন হলে আপনার ইমেইল একাউন্টটি POP3 অথবা IMAP এর জন্য উপযোগী করতে হবে। প্রয়োজনে নিচের চিত্রগুলোর লাল তীর চিহ্নগুলো অনুসরণ করুন।

Step 1 GMAIL Settings

চিত্র: জিমেইল সেটিংস

Step 2 Enable POP3 IMAP

চিত্র: এভাবে POP এবং IMAP ইনেবল করুন

Step 2 Enable POP3 IMAP 2

চিত্র: সবশেষে Save Changes বাটনে ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফট আউটলুক কনফিগারেশন পদ্ধতি

স্টার্ট মেনু থেকে মাইক্রোসফট আউটলুক ওপেন করুন এভাবে-

Step 3 Opening Microsoft Outlook 2010

প্রথমবার এ সফটওয়্যারটি ওপেন করলে নিচের মত একটি স্ক্রিন আসবে। Next বাটনে ক্লিক করুন। আপনাকে জিজ্ঞেস করবে নতুন কোন ইমেইল একাউন্ট কনফিগার করতে চান কিনা। Yes সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন।

Step 4 Microsoft Outlook 2010 Startup

Auto Account Setup উইন্ডো আসবে। নিচের চিত্র অনুযায়ী Manual Setup সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন।

Step 5 Manual Configuration

Choose service থেকে Internet E-mail সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিচের চিত্রের মত User Information এ আপনার নাম, ইমেইল এড্রেস দিন, Server Information এ যথারীতি লিখুন pop.gmail.com এবং smtp.gmail.com, Logon Information এ জিমেইল User Name ও Password দিন। Require Logon using Secure Password Authentication (SPA) এর পাশে টিক চিহ্ন দিন। এরপর More Settings বাটনে ক্লিক করুন।

Step 7 Internet E-mail Settings

Outgoing Server ট্যাবে গিয়ে My outgoing server (SMTP) requires authentication এর পাশের চেকবক্সটি চেক করুন।

Step 7 Outgoing Server

Advanced ট্যাবে গিয়ে নিচের ছবির মত Incoming Server (POP3) এর পাশের বক্সে লিখুন 995। This server requires an encrypted connection (SSL) এর পাশের চেকবক্সে টিক-চিহ্ন দিন। Outgoing server (SMTP) তে লিখুন 465। Use the following type of connection এ SSL সিলেক্ট করুন। Server Timeouts এর নিচের বারটি স্লাইড করে ১০ মিনিট করে দিন। এরপর ok করুন। Add New Account এ ফিরে গেলে Next বাটনে ক্লিক করুন। সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে Test Account Settings উইন্ডোতে Completed ম্যাসেজ দেখাবে।

Step 8 Advanced Options

সবশেষে Finish বাটনে ক্লিক করুন। Microsoft Outlook ওপেন হবে। একটি উইন্ডোতে জিজ্ঞেস করতে পারে আপনি সফটওয়্যারটিকে Email, Calendar, Contacts এর জন্য Default Program হিসেবে ব্যবহার করবেন কিনা। Always perform this check when starting Microsoft Outlook এর পাশের চেকবক্সটি আন-চেক করে Yes বাটনে ক্লিক করুন। আপনি ইন্টারনেট কানেক্টেড অবস্থায় থাকলে অটোমেটিক জিমেইলে আসা নতুন ইমেইলগুলো আপনার কম্পিউটারে ডাউন-লোড হয়ে যাবে। আর যদি আপনি কানেক্টেড না থাকেন, তবে কানেক্টেড হওন এবং ডানপাশের উপরিভাগে Send/Receive All Folders বাটনে ক্লিক করুন।

Step 9 Send Receive

আপনার ইমেইলগুলো ডাউন-লোড শেষ হলে নিচের চিত্রের মতো সাজানো ভাবে দেখতে পাবেন। অনলাইন ইমেইল একাউন্টের মত বাম পাশে নির্দিষ্ট করে দেয়া Inbox, Drafts, Sent Items, Deleted Items ফোল্ডারও দেখতে পাবেন। নতুন ইমেইল করার জন্য New E-mail বাটনে ক্লিক করুন। আর কোন ইমেইলের জবাব দিতে চিত্রে লাল রঙ এ চিহ্নিত বক্সে ক্লিক করুন। আপনি চাইলে কোন ইমেইলকে Junk হিসেবে চিহ্নিত করতে পারেন, ডিলিট করতে পারেন, নতুন কোন ফোল্ডারে রাখতে পারেন, ক্যাটেগরি ও বিভিন্ন রঙের ট্যাগে সাজাতে পারেন। এই বাটনগুলো Home ট্যাবে পাবেন। কোন ইমেইল লেখার পর তা Save করলে Drafts ফোল্ডারে জমা হবে, Send করলে প্রথমে Sent Items ফোল্ডারে জমা হবে। ইন্টারনেট কানেক্টেড অবস্থায় থাকলে কিছুক্ষণের মধ্যেই সেন্ড হয়ে যাবে আর ইন্টারনেট কানেক্টেড না থাকলে যখন ইন্টারনেট কানেক্টেড হবেন ডানপাশের উপরিভাগের Send/Receive বাটনে ক্লিক করলে ইমেইলগুলো সেন্ড হয়ে যাবে।

Step 10 Email

বাম পাশে RSS Feeds নামক একটি ফোল্ডার দেখতে পাবেন। এটি আপনি যেসব ওয়েব-সাইট, ব্লগের RSS Feed এ সাবস্ক্রাইব করেছেন সেগুলোর নতুন পোস্টগুলোর সারমর্ম লিংকসহ দেখাবে। যেমন: পিসি হেল্প লাইন বিডির এড্রেস হচ্ছে: https://www.pchelplinebd.com/feed; আমার ব্যক্তিগত ব্লগের এড্রেস হচ্ছে: http://asadulhoque.tk/feed; প্রথম আলোর এড্রেস হচ্ছে: http://www.prothom-alo.com/rss

Step 11 RSS Subscription

এসব লিংকগুলোতে গিয়ে Microsoft Outlook এর মাধ্যমে সাবস্ক্রাইব করলে নতুন যত পোস্ট কিংবা নিউজ আপডেট হবে সবগুলোর লিংক, টাইটেল, সংক্ষিপ্ত আলোচনা এই ফোল্ডারে এসে জমা হবে। সময় সুযোগ মত লিংকে ক্লিক করে পড়ে নিবেন।

Step 12 RSS Subscription

নতুন ইমেইল করতে New E-mail বাটনে ক্লিক করুন। নিচের ছবির মত নতুন একটি উইন্ডো খোলবে। যথারীতি To, Subject, Attach File , Main Area গুলো পূরণ করে Send বাটনে ক্লিক করলে ই-মেইলটি নির্ধারিত স্থানে চলে যাবে।

Step 13 E-mail

অন্যান্য ব্যবহার

সফটওয়্যারটি Calendar, Contact Book, Task Scheduling, Notebook হিসেবেও ব্যবহার করা যায়।

Step 14 Other Functions

ক্যালেন্ডার

ক্যালেন্ডার হিসেবে ব্যবহার করতে নির্দিষ্ট Calendar বাটনে ক্লিক করুন। কোন দিনের জন্য এপয়েন্টমেন্ট ঠিক করতে সেই দিনের Day View তে গিয়ে নির্দিষ্ট সময়ে ক্লিক করে টাইপ করুন যে কাজের জন্য সময় বরাদ্দ করতে চান। আপনি চাইলে একাধিক ক্যালেন্ডার ব্যবহার করতে পারেন। যেমন: অফিশিয়াল কাজের জন্য Official নামে, ব্যক্তিগত কাজের জন্য Personal নামে ইত্যাদি। নতুন ক্যালেন্ডার খুলতে চাইলে বাম পাশে My Calendars এর অধীনে Calendar এর উপর মাউসের রাইট বাটনে ক্লিক করে New Calendar এ ক্লিক করতে পারেন। আপনি চাইলে ইমেইলের মাধ্যমে আপনার ক্যালেন্ডারটি আপনার কলিগ, বন্ধু-বান্ধবের সাথেও শেয়ার করতে পারেন। চাইলে Office.com এর মাধ্যমে অনলাইনে পাবলিশও করতে পারেন। ক্যালেন্ডার এ কোন কাজের জন্য বিস্তারিত বিবরণ লিখে রাখতে চাইলে বাম পাশের উপরিভাগের New Appointment এ ক্লিক করতে হবে।

Step 15 Calendar

যদি আপনি আমার মত বার্সেলোনা টিমের ফ্যান হন এবং তাদের আগামী মৌসুমের কোন খেলা সঠিক সময় না জানার জন্য মিস করতে না চান, তবে চাইলে ওদের ক্যালেন্ডারটি সাবস্ক্রিপশন করে রাখতে পারেন। ঠিকানাটি হলোঃ http://www.fcbarcelona.com/football/first-team/i-calendar/2013-2014। এখনো যেহেতু, মৌসুম শুরু হয়নি এবং কোন খেলা কখন হবে তা নির্দিষ্ট হয়নি তাই এটা আপনি এখনই জানতে পারবেন না। তবে যখন নির্দিষ্ট করা হবে তখন অটোমেটিক আপনার ক্যালেন্ডারে আপডেট হয়ে যাবে। উল্লেখ্য, এটা একটা অনলাইন ক্যালেন্ডার, তাই সাবস্ক্রিপশন করতে নিচের ছবির মত Open Calendar থেকে From Internet এ ক্লিক করে New Internet Calendar Subscription এ এড্রেস Paste করে Ok বাটনে ক্লিক করুন এবং নতুন উইন্ডোতে Yes করুন। আপনার অনলাইন সাবস্ক্রিপশন গৃহীত হলে, পরবর্তীতে খেলার সব আপডেট যথাসময়ে পেয়ে যাবেন।

Step 16 Online Calendar

কন্টাক্ট লিস্ট

কন্টাক্ট লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করতে বাম পাশের নিচের দিকে Contacts বাটনে ক্লিক করুন। এরপর নতুন কন্টাক্ট সংরক্ষণ করতে বাম পাশের উপরিভাগের New Contact বাটনে ক্লিক করুন। Untitled – Contact উইন্ডো খোললে নিচের ছবির মত ফিল-আপ করুন এবং শেষে Save & Close বাটনে ক্লিক করুন। আপনি চাইলে বেশ কয়েকটি Contact কে নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। গ্রুপ তৈরি করার সুবিধা হচ্ছে, একটা গ্রুপে যতগুলো ইমেইল এড্রেস আছে সবাইকে একসাথে ইমেইল করা যায়।

Step 17 Sample Contact

নোট সংরক্ষণ

আপনি চাইলে এই সফটওয়্যারটিতে নোটও সংরক্ষণ করতে পারেন। এ জন্য বাম পাশের নিচের Notes বাটনে ক্লিক করে উপরে New Note বাটনে ক্লিক করতে হবে। নিচে একটি স্যাম্পল নোটের ছবি দেয়া হলো। উল্লেখ্য, নোট সেভ করতে হয় না। অটোমেটিক সেভ হয়ে যায়।

Step 18 Sample Note

ব্যাক-আপ

আপনার কম্পিউটারের হার্ডডিস্ক কোন কারণে ক্র্যাশ করলে আপনার এতদিনের ডাউনলোডকৃত ইমেইল, সংরক্ষিত ক্যালেন্ডার আইটেম, কন্টাক্ট লিস্ট, নোট সবকিছুই হারিয়ে যাবে। তাই এগুলোর ব্যাক-আপ রাখা উচিৎ। এজন্য প্রথমে File>Account Settings>Account Settings এ ক্লিক করে Data Files ট্যাবের অধীনে আপনার ইমেইল একাউন্টটিতে ক্লিক করে ডানদিকের উপরে Open File Location বাটনে ক্লিক করুন এবং যে ফাইলগুলো উক্ত লোকেশনে পাবেন সব কোন নিরাপদ স্থানে কপি করে সংরক্ষণ করুন। পরবর্তীতে কোন কারণে হার্ডডিস্ক ক্র্যাশ করলে উইন্ডোজ, অফিস স্যুট ইন্সটল দেয়ার পর আউটলুক কনফিগারেশন করে নিবেন উপরে উল্লিখিত নিয়ম অনুযায়ী। এরপর আবারো File>Account Settings>Account Settings এ ক্লিক করে Data Files ট্যাবের অধীনে আপনার ইমেইল একাউন্টটিতে ক্লিক করে ডানদিকের উপরে Open File Location বাটনে ক্লিক করে লোকেশনটি ওপেন করে রাখুন এবং Microsoft Outlook ক্লোজ করে দিন। উক্ত লোকেশনটিতে আপনার আগে কপি-কৃত ফাইলটি Paste করুন। এবার Microsoft Outlook ওপেন করলে আগের ডাউনলোডকৃত ইমেইল, কন্টাক্ট, ক্যালেন্ডার আইটেম সবকিছুই আবার ফিরে পাবেন।

Step 19 Back-up

উল্লেখ্য, এ সফটওয়্যারটির মাধ্যমে আপনি একসাথে অনেককে SMS পাঠাতে পারেন। এজন্য Mail অংশে থাকা অবস্থায় New Items থেকে Text Message (SMS) এ ক্লিক করে কোন প্রিমিয়াম এস এম এস সার্ভিস প্রোভাইডার থেকে সাবস্ক্রিপশন, পরে Microsoft Outlook এ কনফিগারেশন করে নিতে হবে।

Step 20 SMS

এক কম্পিউটার যদি বেশ কয়েকজন ব্যবহার করে থাকেন, তাহলে সফটওয়্যারটিতে অতিরিক্ত একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে রাখলে ভাল হয়। এতে সফটওয়্যারটি ওপেন করার সময় পাসওয়ার্ড চাইবে এবং ইমেইল একাউন্টে অনাকাংখিত কারো অনুপ্রবেশ ঠেকানো যাবে। এজন্য File>Account Settings>Account Settings এ ক্লিক করে Data Files ট্যাবের অধীনে Settings বাটনে ক্লিক করে Change Password বাটনে ক্লিক করুন। যদি ইতিমধ্যে কোন পাসওয়ার্ড না দিয়ে থাকেন তবে New Password এ আপনার পাসওয়ার্ডটি দিন এবং Verify করে Ok করুন।

Step 19.1 Password

এ অসাধারণ সফটওয়্যারটিতে আরও অনেক অনেক কাজ করা যায়, যা এতো ক্ষুদ্র পরিসরে আলোচনা করা খুবই কষ্টসাধ্য। সফটওয়্যারটি নিজেই নাড়াচাড়া করুন। আমি নিশ্চিত, এখানে অনুল্লেখিত অনেক প্রয়োজনীয় নতুন নতুন টিপস আপনি নিজেই বের করে ফেলতে পারবেন।

[বিঃ দ্রঃ এই পোস্টটি সর্বপ্রথম প্রকাশিত হয় http://asadulhoque.tk/computer/1789.html লিংকে।]

3 মন্তব্য
  1. sabuj বলেছেন

    অসাধারণ লিখছেন । অনেক ভাল লাগল । ধন্যবাদ ।

  2. লিটন হাফিজুর বলেছেন

    thanks for share

  3. নাঈম প্রধান বলেছেন

    আমাদের সাথে শেয়ার করার জন্য ধন্যবাদ ।

উত্তর দিন